Udviklingsmedarbejder Sidsel Linnebjerg Sørensen (tv) og teamkoordinator Tine Brodin er sikre på, at Kalundborg Kommune har haft gavn af LEAN og tror på, at det vil være en fordel, at endnu flere lærer om metoden. Udviklingsmedarbejder Sidsel Linnebjerg Sørensen (tv) og teamkoordinator Tine Brodin er sikre på, at Kalundborg Kommune har haft gavn af LEAN og tror på, at det vil være en fordel, at endnu flere lærer om metoden. Foto: Daniel Brøns

Lean gav medarbejder-engagement i Kalundborg

Written by  aug 14, 2016

Siden en række forvaltninger i Kalundborg for få år siden flyttede sammen i et centralt forvaltningskontor, har der været et stort behov for at kigge på processer og samarbejder. Det er nu kommet i gang - takket være et tæt samarbejde med UCSJ og Rambøll

Begejstrede undervisere, og smittende engagement blandt medarbejderne - og en undervisning præget af en rigtig god blanding af teori og praksis. Det er nogle af de faktorer, der har kendetegnet et spændende udviklingsforløb, som cirka 30 medarbejder i Kalundborg Kommune for nylig har gennemført. Formålet var især at få fokus på arbejdsgange og processor – samt ikke mindst på arbejdsglæde og samarbejde. 

Og når man møder udviklingsmedarbejder Sidsel Linnebjerg Sørensen og teamkoordinator Tine Brodin, får man hurtigt et indtryk af, at forløbet har været rigtigt godt. De arbejder med forvaltning og økonomi i voksen -og specialenheden i Kalundborg Kommune og har været af sted på kurset sammen med afdelingens øvrige tre medarbejdere. Kurset varede seks dage, der var fordelt over flere uger, så man kunne følge op og lave opgaver ind imellem. Sidsel Linnebjerg blev meget begejstret over at skulle udvikle sit arbejde i samarbejde med andre afdelinger.
- Til dagligt sidder vi jo meget og passer hver vores område, så det var meget lærerigt for os pludselig at være sammen med andre i et forløb, hvor man ikke bare deler de daglige overvejelser om arbejdsgangene, men også kommer med gode idéer til løsninger, siger hun og fortæller, at hun allerede ved første møde begyndte at tænke over, om tingene bliver gjort på den rigtige måde.

Inspirerende arbejde
Det var Rambøll og University College Sjælland, som i fællesskab havde udviklet forløbet, der især handlede om at give medarbejderne et indblik i LEAN-modellen, der ikke bare er god til at procesoptimere, men også hjælper til at give et overblik over, hvilke opgaver man prioriterer. En øvelse, der ifølge Sidsel Linnebjerg er meget inspirerende.
- Det er jo i virkeligheden meget enkelt. Man skriver nogle idéer eller udfordringer på gule lapper, og så overvejer man ved hjælp af en matrix, om det skal have høj eller lav prioritet, siger udviklingsmedarbejderen, der sammen med de øvrige kolleger har parkeret de mange gule sedler på én tavle uden prioritering. Når sedlerne så flyttes over i en matrix, får man et overblik over, hvad der bør prioriteres i forhold til eksempelvis tidsforbrug og opgavens væsentlighed.

Konkret undervisning
Metoden er så enkel, at der allerede under selve kurset blev tid til at dykke ned i de konkrete udfordringer i afdelingerne, der blev behandlet ved hjælp af modellerne. Dermed blev kursisterne fortrolige med LEAN-modellen, samtidig med, at der konkret blev diskuteret konkret udvikling. Under den proces kom samtalerne mellem afdelingerne i gang på en helt ny måde. Sidsel Linnebjerg forklarer:
- Mange arbejdsgange går jo på tværs af afdelingerne, så vi fandt eksempelvis ud af, hvordan vi mere effektivt kunne sikre, at post havner det rigtige sted, siger hun.
I arbejdet gik fire afdelinger sammen om at lave en ”værdistrømsanalyse”, der er en central del af LEAN. Den handler om at undersøge, hvordan værdifuld information bevæger sig effektivt til de steder, hvor informationen skaber værdi for modtageren. I det konkrete tilfælde skulle IT-afdelingen eksempelvis ind over for at optimere.

Problemer bliver taget op
Da 80 procent af undervisningen var uden ledere, deltog teamkoordinator Tine Brodin ikke i hele forløbet, men hun opnåede alligevel en forståelse af de åbenlyse fordele ved LEAN:
- Når man har en tanke eller en idé, så findes der pludselig et sted, hvor man kan få den afleveret. Det kræver bare en note på en gul lap papir, og så er den pludselig en del af en proces, siger teamkoordinatoren, der godt kan lide, at LEAN lægger op til at stille sig selv kritiske spørgsmål.
- Når man har fået fokus på en arbejdsgang, så skal man med mellemrum tage processen op til fornyet overvejelse – for alt ændrer sig jo hele tiden, siger teamlederen, der i dag – ligesom de andre i afdelingen – er blevet begejstret for at arbejde med de nye begreber såsom tavlemøder, forandringsmøder og værdistrømsanalyser.

Undervisere vigtige
At engagementet blev så stort, skyldtes - ifølge Sidsel Linnebjerg - især at forløbet var styret af nogle engagerede oplægsholdere og undervisere:
- Det var meget tydeligt, at underviserne havde stor respekt for hinanden, var kompetente og nød at formidle de her ting videre. Det engagement smittede naturligvis også af på undervisningen, hvor der ikke var forbudte emner, og hvor alle tanker og idéer blev taget åbent op, siger Sidsel Linnebjerg, der i løbet af udviklingsdagene har fået et tættere forhold til medarbejdere i andre afdelinger.
- Det kan være meget værdifuldt at kende nogen i de andre afdelinger, når man skal spørge om noget følsomt - eller har brug for et indblik i emner, der ellers kan være svære at tage hul på, forklarer Sidsel Linnebjerg, der opfordrer til, at alle organisationens medarbejdere kommer gennem processen:
- Forløbet har givet os en fælles referenceramme for samarbejde og processer. Når jeg siger ”værdistrømsanalyse”, så er det jo godt, at alle forstår, hvad vi snakker om, så jeg synes det har været meget værdifuldt, siger Sidsel Linnebjerg, der ikke er i tvivl om, at det har været kursusdagene værd.
- Al udvikling begynder jo med, at man tager sig tid til det, for ellers ender man jo med at hænge fast i rutiner, der måske er ineffektive – og dybest set ikke så motiverende som at arbejde på den mest effektive måde, siger hun.

Til redaktører, journalister m.fl.:

Denne pressemeddelelse må gengives gratis uden copyright
Det samme må billederne, der kan findes HER

  • Deadline Press
  • Last modified on mandag, 23 oktober 2017 02:56
    Daniel Brøns

    Daniel Brøns er uddannet journalist og IT-systemudvikler og har i en årrække arbejdet med forskning, viden, teknologi og uddannelse. Gennem tiden har han blandt andet skrevet for uddannelsessektoren, Illustreret Videnskab, PC World, de danske IT-fagforeninger, Microsoft, Sony og GN Netcom. Kommunikation og rådgivning er en væsentlig del af hans virke.

    Best rated